Premessa

Se un’azienda vuole installare un sistema di videosorveglianza nei propri locali ed aree per garantire la sicurezza del posto di lavoro e per la tutela del patrimonio aziendale, deve farlo seguendo regole precise.

Vediamo quali sono i problemi che possono sorgere e gli adempimenti da rispettare.

Bisogna subito chiarire che è assolutamente vietato l’uso di telecamere per controllare l’attività dei lavoratori.

La videosorveglianza nei luoghi di lavoro è consentita solamente in ordine a esigenze organizzative e produttive e soprattutto per tutela della sicurezza del lavoro e per la tutela del patrimonio aziendale, purché, secondo quanto previsto dall’art. 4 dello Statuto dei Lavoratori, avvenga sempre nel rispetto delle altre garanzie previste dalla normativa di settore in materia di installazione di impianti audiovisivi e altri strumenti di controllo.

Le immagini oggetto di riprese attraverso i sistemi di videosorveglianza sono inoltre dei dati personali, secondo la definizione dell’articolo 4 del GDPR e come tali devono essere trattate.

Quindi l’installazione di un sistema di videosorveglianza deve passare per il rispetto di due sistemi protettivi posti a difesa delle persone: le norme sulla privacy, le norme di diritto del lavoro.

La Privacy (GDPR)

Si precisa subito che l’obbligo di rispetto delle disposizioni a tutela della privacy è sancito in capo al datore di lavoro (titolare del trattamento dei dati personali) anche dall’art. 4 comma 3 dello Stato dei Lavoratori): a tal fine l’Autorità Garante per la protezione dei dati personali ha prescritto alcune regole per rendere conforme alle norme sulla privacy l’installazione e l’utilizzo di telecamere, in particolare si richiede quanto segue:

  • effettuare la “valutazione di impatto” sulla protezione dei dati personali (c.d. DPIA) ai sensi dell’art. 35, comma 2, lett. c) del GDPR;
  • tale valutazione è un processo volto a descrivere il trattamento dei dati personali, valutarne la necessità e la proporzionalità e a gestire gli eventuali rischi per i diritti e le libertà delle persone derivanti dal trattamento.

Si tratta di una emanazione diretta del principio di responsabilizzazione (accountability) del titolare del trattamento. Con tale strumento si sposta l’onere dell’analisi dei rischi a carico dei titolari del trattamento.

Con tale valutazione si assicura trasparenza e protezione nelle operazioni di trattamento dei dati personali. Il titolare del trattamento effettua l’analisi dei rischi derivanti dai trattamenti posti in essere e quindi, deve sviluppare una valutazione preventiva (cioè prima di iniziare il trattamento) delle eventuali conseguenze del trattamento dei dati personali sulle libertà e i diritti degli interessati.

  • i lavoratori devono essere informati in maniera chiara della presenza di telecamere con l’informativa minima (il cartello “Area videosorvegliata” da collocarsi prima di entrare nella zona videosorvegliata)
  • l’informativa completa ai sensi dell’art. 13 GDPR che contenga l’indicazione del titolare del trattamento e del responsabile del trattamento, la base giuridica del trattamento (art. 6 GDPR, “legittimo interesse”), le finalità del trattamento, i diritti che gli interessati possono esercitare sui propri dati nonché la il periodo di durata della conservazione dei dati registrati (di regola, non eccedente le 24 ore dalla rilevazione preferibilmente tramite meccanismi automatici
  • la registrazione/rilevazione non deve mai essere continuativa e deve avvenire in un modo tale che l’ultima registrazione/rilevazione cancelli la precedente); il tutto nel rispetto dei principi di minimizzazione dei dati e limitazione della conservazione;
  • nominare il responsabile del trattamento (per esempio società che forniscono servizi di manutenzione sul sistema) e gli autorizzati/incaricati al trattamento dei relativi dati (chi può controllare le registrazioni delle telecamere sul posto di lavoro).

Le registrazioni delle telecamere e sistemi di videosorveglianza non possono essere visionate indiscriminatamente e con libero accesso, ma solo da parte di personale designato e autorizzato, istruito con formazione almeno annuale.

Il titolare del trattamento è infatti tenuto a nominare, per iscritto, l’incaricato all’accesso alle immagini

Il GDPR prevede che la violazione degli obblighi anzidetti da parte del titolare del trattamento è soggetta a sanzioni amministrative pecuniarie fino a euro 20.000.000,00 o per le imprese fino al 4% del fatturato mondiale totale annuo dell’esercizio precedente.

Normative lavoristiche

Come detto l’art. 4 Legge 300/70 (Statuto dei Lavoratori) sancisce la possibilità per il datore di lavoro di installare e utilizzare impianti di videosorveglianza purché ricorrano congiuntamente i seguenti presupposti, sul presupposto che è vietato l’utilizzo di sistemi di videosorveglianza finalizzati al controllo a distanza dei lavoratori:

  • esigenze organizzative e produttive
  • sicurezza sul lavoro
  • tutela del patrimonio
  • previo accordo collettivo aziendale (con RSA/RSU se presenti)

Qualora l’accordo collettivo non venga raggiunto (o in caso di assenza in azienda di RSU/RSA), il datore di lavoro dovrà rivolgersi all’Ispettorato del Lavoro per chiedere e ottenere un’autorizzazione all’installazione dell’impianto depositando un’istanza ampiamente motivata (al sito www.ispettorato.gov.it è possibile scaricare la relativa modulistica e leggere le relative istruzioni).

Occorre anche allegare una relazione firmata dal legale rappresentante della società che deve contenere una serie di dati ivi elencati

  • le ragioni di carattere organizzativo, produttivo o di sicurezza a fondamento dell’istanza;
  • la modalità di funzionamento, conservazione e gestione dei dati con particolare riferimento alle caratteristiche tecniche delle telecamere,
  • le modalità di funzionamento del dispositivo di registrazione, fascia oraria di attivazione dell’impianto ecc).

A proposito delle motivazioni che spingono il datore di lavoro a voler installare un sistema di videosorveglianza segnaliamo una interessante sentenza della Corte di Cassazione (n. 3255/21) che ha stabilito come il datore di lavoro possa istallare le telecamere, anche occulte, per sorvegliare i propri dipendenti solo nel caso in cui vi sia fondato sospetto di illecito, cioè che un lavoratore possa commettere azioni fraudolente a danno del datore di lavoro.

La telecamera-spia (con l’intento difensivo se non ci sono validi sospetti di reato da parte del dipendente) in funzione “preventiva”, ossia volta a saggiare la fedeltà del dipendente, è però illegale.

Qualora il datore di lavoro non rispetti tali regole rischia una sanzione compresa tra i 154 a 1.549 euro o all’arresto da 15 giorni a un anno.

Non è tuttavia da escludere che, nei casi più gravi, possano essere applicate congiuntamente le due sanzioni indicate. E ancora, qualora l’applicazione della sola ammenda risultasse inefficace a causa delle grandi possibilità patrimoniali del datore di lavoro colpevole, questa potrà essere aumentata fino a cinque volte. In questo caso, inoltre, è possibile anche la pubblicazione della sentenza penale di condanna.

In conclusione

Possiamo dunque dire che l’installazione di sistemi di videosorveglianza sui posti di lavoro sia ammissibile a condizione che non sia finalizzata a controllare l’attività dei lavoratori, sia stato raggiunto preventivamente un accordo collettivo aziendale o ottenuta autorizzazione dall’ispettorato del lavoro e che siano soddisfatti i requisiti posti a presidio della protezione dei dati personali delle persone riprese dal sistema.