Email e Jobs Act. I controlli aziendali.

La nuova disciplina dei controlli a distanza dei lavoratori introdotta dal Jobs Act semplifica la possibilità di controllo sulle email, ma non elimina completamente le tutele a favore dei lavoratori. Le aziende devono attenersi a determinati criteri. Vediamo quali.

A differenza di quanto era precedentemente stabilito dallo Statuto dei Lavoratori [1], ora non sono più necessari gli accordi sindacali e autorizzazioni per gli strumenti che servono al lavoratore per svolgere la propria prestazione lavorativa se sono messi a disposizione dal datore, come ad esempio le email. Questa la nuova disciplina dei controlli a distanza dei lavoratori introdotta dal Jobs Act [2].

Il dipendente, però, dovrà essere preventivamente informato che lo strumento tecnologico consegnatogli dall’azienda è “sotto controllo”. Dunque, il datore potrà, tanto per esemplificare, controllare il computer e le email aziendali, ma non il tablet di proprietà del dipendente. Potrà controllare il telefono d’ufficio, ma non il cellulare personale dell’impiegato.

Questa novità consente di superare molte incertezze applicative che prima della riforma accompagnavano l’utilizzo di strumenti di lavoro assolutamente comuni (navigatori satellitari, tablet, telefoni) che, secondo la vecchia normativa, avrebbero dovuto essere assoggettati alle procedure di autorizzazione.

Il datore di lavoro, quindi, deve usare i dispositivi di controllo nel rispetto delle regole previste dal Codice della privacy [3] per tutte le operazioni di trattamento di dati personali. Queste regole si applicano ogni volta che il datore di lavoro svolge attività di raccolta, registrazione, organizzazione, conservazione, consultazione, elaborazione, estrazione, raffronto, utilizzo e distruzione di dati personali, e quindi anche per le email

La regola generale posta dal Codice della privacy sul trattamento dei dati è che questo deve avvenire con il consenso espresso dell’interessato. Il consenso non è tuttavia necessario nei casi in cui il trattamento è funzionale ad adempiere obblighi previsti dalla legge o per dare esecuzione al contratto, proprio come nel rapporto di lavoro.

A prescindere dal consenso, comunque, per il Codice della privacy il datore di lavoro ha sempre l’obbligo [4] di informare i lavoratori su finalità e modalità con cui i loro dati saranno trattati. Questo adempimento è una condizione di legittimità per poter raccogliere e trattare i dati personali che si acquisiscono con strumenti telematici ed anche per utilizzare le informazioni raccolte a fini disciplinari.

In ogni caso, anche se il trattamento dei dati è ammesso (o autorizzato, dall’interessato e dal Garante) e se è stata data l’informativa, il datore di lavoro non può effettuare controlli in maniera indiscriminata: ogni forma di controllo deve, infatti, essere conforme ai principi generali dell’ordinamento in tema di liceità, pertinenza, trasparenza e parità del trattamento.

[1] L.n°300/1970, art. 4.

[2] Dlgs.n°151/2015, art. 23.

[3] Dlgs.n°196/2003.

[4] Dlgs.n°196/2003, art. 13.

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